Boekhouden: de factuur achter elke bankregel vinden
Wat het doet
Enydea koppelt aan je eigen Exact Online-administratie. Voor de bank- en kaartregels die nog openstaan zoekt het in de gekoppelde mailbox naar de factuur of bon die bij elke regel hoort, leest het document en zet zijn voorstel in een controlelijst. Een regel waarvoor niets gevonden wordt staat er ook op, met de reden. Er wordt niets geboekt zolang een persoon het niet goedkeurt.
Let op: Alleen een bedrijfsbeheerder kan met de boekhouding werken. De koppeling maak je in Instellingen -> Koppelingen; zie Overzicht van koppelingen.
Voordat je begint
- Koppel je Exact Online-administratie en stel onder Booking defaults (boekingsstandaarden) op de pagina Exact het btw-land van de administratie in. Enydea raadt dat niet.
- Koppel de mailbox waarin je facturen binnenkomen. Zonder mailbox wordt er niets doorzocht, en dat zegt de controlelijst ook, in plaats van te doen alsof er geen facturen bestaan. Zie Mailbox.
De facturen bij openstaande bankregels vinden
- Open de pagina Exact en het tabblad Reconciliation (afstemming). Deze pagina is nog in het Engels.
- Vul de GL account code (grootboekrekeningcode) in waar niet-gekoppelde bank- of kaartregels op wachten. Je kunt de scan beperken met een From- en To-datum.
- Start de scan. Voor elke openstaande regel die nog niet op de lijst staat:
- zoekt Enydea in de mailbox naar mail die de leverancier noemt, van een week voor tot een week na de datum van de regel, en die een pdf of afbeelding bevat;
- leest het de meest veelbelovende documenten met AI (slechts een paar per regel, en het telt mee voor je AI-gebruik);
- beoordeelt het elk document tegen de regel op bedrag en datum.
- Loop de lijst na. Elke rij toont datum, omschrijving en bedrag van de regel, de Candidate match (kandidaat), de grootboekrekening waarop geboekt zou worden en de Confidence (zekerheid).
- Keur goed, wijs af of zoek opnieuw met een ruimer datumvenster. Heeft een rij meer dan één kandidaat, dan kies jij welk document gebruikt wordt.
Je kunt ook zelf een document toevoegen, bijvoorbeeld een creditcardoverzicht dat mailzoeken niet vindt, of meerdere documenten tegelijk uploaden en Enydea elk document op bedrag en datum aan een regel laten koppelen.
Hetzelfde kun je vragen aan de AI-assistent, of aan Claude of ChatGPT via de connector: de rekening scannen, tonen wat er wacht en de mailbox doorzoeken.
Wat er wordt gemarkeerd
De eerste twee markeringen verschijnen op het tabblad Reconciliation, de andere wanneer je een inkoopfactuur scant op het tabblad Supplier bills (inkoopfacturen).
| Markering | Wanneer |
|---|---|
| Geen document gevonden | De regel blijft op de lijst met de reden: er is geen mailbox gekoppeld, er is geen mail met pdf of afbeelding gevonden, er is mail gevonden zonder document, een document kon niet gelezen worden, of de gelezen documenten komen niet binnen 5% met het bedrag overeen. |
| Mogelijk dubbel (Possible duplicate) | De factuur lijkt op een al vastgelegde factuur. Op de lijst is het een waarschuwing, en goedkeuren wordt geweigerd als de controle tegen je vastgelegde facturen en Exact dezelfde factuur vindt. |
| Buitenlandse btw (inkoopfacturen) | Een inkoopfactuur bevat de btw van een ander land. Die wordt niet op een Nederlandse btw-code geboekt, maar met de btw in de kosten, en alleen als jij het goedvindt. |
| Onbekende leverancier (inkoopfacturen) | De leverancier op een gescande factuur is niet bekend in de administratie. |
| Bedragen die niet kloppen (inkoopfacturen) | De totalen zijn onbruikbaar, of de bedragen wijken af van de cijfers op het document. Zo'n factuur wordt geweigerd tot je het corrigeert of bevestigt dat het verschil klopt. |
De boekhouding controleren op buitenlandse btw
Vraag de assistent om een controle op buitenlandse btw. Die leest de rekeningen voor voorbelasting en verwervingen, zoekt het land van elke leverancier op en toont boekingen waarbij btw van een ander land op een Nederlandse btw-code is gegaan, gegroepeerd per land en jaar met de uiterste datum voor een EU-teruggaaf (30 september van het volgende jaar). Er verandert niets in Exact. Het past algemene regels toe en is iets om met je belastingadviseur te bevestigen, geen belastingadvies.
Goed om te weten
- Goedkeuren schrijft naar Exact. Een boeking vanuit de lijst is een echte boeking in je administratie en kan niet vanuit Enydea ongedaan gemaakt worden.
- Lezen is AI. Het resultaat kan fout zijn of verschillen tussen twee keer lezen van hetzelfde document. Daarom wacht elk voorstel op een persoon.
- Voorgestelde rekeningen leren van je boeken. Een suggestie zegt op hoeveel eerdere regels die rust. Er is geen standaardrekening.
- Andere boekhoudsoftware dan Exact Online is niet gekoppeld.