Buchhaltung: die Rechnung hinter jeder Bankzeile finden
Was es tut
Enydea verbindet sich mit Ihrer eigenen Exact-Online-Administration. Für die Bank- und Kartenzeilen, die noch offen sind, sucht es im verbundenen Postfach nach der Rechnung oder dem Beleg zu jeder Zeile, liest das Dokument und legt seinen Vorschlag in eine Prüfliste. Eine Zeile, zu der nichts gefunden wird, steht ebenfalls auf der Liste, mit dem Grund. Gebucht wird erst, wenn eine Person zustimmt.
Hinweis: Nur ein Firmenadministrator kann mit der Buchhaltung arbeiten. Die Verbindung wird unter Einstellungen -> Integrationen hergestellt; siehe Übersicht der Integrationen.
Bevor Sie beginnen
- Verbinden Sie Ihre Exact-Online-Administration und legen Sie unter Booking defaults (Buchungsvorgaben) auf der Seite Exact das Umsatzsteuerland der Administration fest. Enydea rät es nicht.
- Verbinden Sie das Postfach, in dem Ihre Rechnungen eingehen. Ohne Postfach wird nichts durchsucht, und die Prüfliste sagt das, statt so zu tun, als gäbe es keine Rechnungen. Siehe Postfach.
Die Rechnungen zu offenen Bankzeilen finden
- Öffnen Sie die Seite Exact und den Tab Reconciliation (Abstimmung). Diese Seite ist noch auf Englisch.
- Geben Sie den GL account code (Sachkontonummer) ein, auf dem nicht zugeordnete Bank- oder Kartenzeilen warten. Sie können den Scan mit einem From- und To-Datum eingrenzen.
- Starten Sie den Scan. Für jede offene Zeile, die noch nicht auf der Liste steht, geht Enydea so vor:
- Es sucht im Postfach nach Mails, die den Lieferanten nennen, von einer Woche vor bis eine Woche nach dem Datum der Zeile und mit einem PDF oder Bild;
- es liest die vielversprechendsten Dokumente mit KI (nur wenige pro Zeile, und es zählt zu Ihrer KI-Nutzung);
- es bewertet jedes Dokument gegen die Zeile nach Betrag und Datum.
- Gehen Sie die Liste durch. Jede Zeile zeigt Datum, Beschreibung und Betrag der Bankzeile, den Candidate match (Kandidat), das Sachkonto, auf das gebucht würde, und die Confidence (Sicherheit).
- Genehmigen, ablehnen oder mit einem größeren Datumsfenster erneut suchen. Hat eine Zeile mehrere Kandidaten, wählen Sie, welches Dokument verwendet wird.
Sie können auch selbst ein Dokument anhängen, zum Beispiel eine Kreditkartenabrechnung, die die Mailsuche nicht findet, oder mehrere Dokumente auf einmal hochladen und Enydea jedes nach Betrag und Datum einer Zeile zuordnen lassen.
Dasselbe können Sie den KI-Assistenten fragen, oder Claude oder ChatGPT über den Connector: das Konto scannen, zeigen, was wartet, und das Postfach durchsuchen.
Was markiert wird
Die ersten beiden Markierungen erscheinen im Tab Reconciliation, die anderen, wenn Sie eine Eingangsrechnung im Tab Supplier bills (Eingangsrechnungen) scannen.
| Markierung | Wann sie erscheint |
|---|---|
| Kein Dokument gefunden | Die Zeile bleibt mit dem Grund auf der Liste: kein Postfach verbunden, keine Mail mit PDF oder Bild gefunden, Mail ohne Dokument gefunden, ein Dokument konnte nicht gelesen werden, oder die gelesenen Dokumente passen nicht auf 5 % zum Betrag. |
| Mögliches Duplikat (Possible duplicate) | Die Rechnung gleicht einer bereits erfassten. Auf der Liste ist es eine Warnung, und die Genehmigung wird verweigert, wenn die Prüfung gegen Ihre erfassten Rechnungen und Exact dieselbe Rechnung findet. |
| Ausländische Umsatzsteuer (Eingangsrechnungen) | Eine Eingangsrechnung trägt die Umsatzsteuer eines anderen Landes. Sie wird nicht auf einen niederländischen Steuercode gebucht, sondern mit der Steuer in den Kosten, und nur wenn Sie zustimmen. |
| Unbekannter Lieferant (Eingangsrechnungen) | Der Lieferant auf einer gescannten Rechnung ist in der Administration nicht bekannt. |
| Beträge, die nicht stimmen (Eingangsrechnungen) | Die Summen sind unbrauchbar, oder die Beträge weichen von den Zahlen auf dem Dokument ab. Eine solche Rechnung wird verweigert, bis Sie sie korrigieren oder bestätigen, dass die Abweichung gewollt ist. |
Die Buchhaltung auf ausländische Umsatzsteuer prüfen
Bitten Sie den Assistenten um eine Prüfung auf ausländische Umsatzsteuer. Er liest die Vorsteuer- und Erwerbskonten, ermittelt das Land jedes Lieferanten und listet Buchungen auf, bei denen Umsatzsteuer eines anderen Landes auf einen niederländischen Steuercode gebucht wurde, gruppiert nach Land und Jahr mit der Frist für eine EU-Erstattung (30. September des Folgejahres). In Exact ändert sich nichts. Es wendet allgemeine Regeln an und ist etwas zur Bestätigung mit Ihrem Steuerberater, keine Steuerberatung.
Gut zu wissen
- Genehmigen schreibt nach Exact. Eine Buchung aus der Liste ist ein echter Eintrag in Ihrer Administration und lässt sich von Enydea aus nicht rückgängig machen.
- Lesen ist KI. Das Ergebnis kann falsch sein oder bei zwei Lesevorgängen desselben Dokuments abweichen. Deshalb wartet jeder Vorschlag auf eine Person.
- Vorgeschlagene Konten lernen aus Ihren Büchern. Ein Vorschlag nennt, auf wie vielen früheren Zeilen er beruht. Es gibt kein Standardkonto.
- Andere Buchhaltungssoftware als Exact Online ist nicht angebunden.