Contracten en elektronisch ondertekenen

Laatst bijgewerkt: 2026-10-09

Wat contracten doen

Je kunt een contract schrijven, het per e-mail naar iemand sturen en die persoon het op een webpagina laten ondertekenen door een handtekening te tekenen. Contracten horen bij een relatie. Je beheert ze op het tabblad Contracten (Contracts) van de relatie. Herbruikbare tekst staat in sjablonen onder Instellingen (Settings).

Dit is een elektronische handtekening: een naam, een e-mailadres, een getekende handtekening en een tijdstip. Het is geen gekwalificeerde elektronische handtekening volgens eIDAS.

Voordat je begint

• Vul je bedrijfsnaam, adres en logo in onder Instellingen -> Account. Elk nieuw contract neemt die over in de kop, zodat de ondertekenaar je huisstijl ziet.
• Je hebt geen gekoppelde mailbox nodig. Enydea verstuurt de ondertekeningsmail zelf, met je bedrijfsnaam als afzender vanaf [email protected], niet vanuit je eigen mailbox.
• Stuur, voordat je een echt contract verstuurt, eerst een contract naar je eigen e-mailadres en open het, zodat je ziet wat de ondertekenaar ziet.

Een sjabloon maken

1. Open Instellingen -> Contracten en klik op Nieuw sjabloon (New Template).
2. Vul bij Details de Sjabloonnaam (Template Name) en Beschrijving (Description) in, en kies een Contracttype: Contract, NDA, Agreement, Proposal, Quote of Custom.
3. Typ bij Inhoud (Content) de tekst in Contractinhoud (HTML). Je kunt HTML-opmaak gebruiken. Klik op Sectie toevoegen om secties met een titel toe te voegen, die je in de gewenste volgorde kunt slepen.
4. Klik bij Vragenlijst op Veld toevoegen voor elk gegeven dat de ondertekenaar moet invullen. Kies een Type: Tekst, Text Area, Number, Datum, E-mail, Selectievakje of Dropdown. De keuzes van een veld van het type Dropdown kun je alleen in het contract zelf invullen, onder Opties (kommagescheiden), niet in het sjabloon.
5. Klik op Sjabloon opslaan (Save Template).

Sjabloonkaarten hebben ook Bewerken (Edit), Dupliceren (Duplicate) en Verwijderen (Delete).

Een contract maken

1. Open de relatie en klik op het tabblad Contracten (Contracten & documenten).
2. Klik op Nieuw contract voor een leeg contract. Klik op Vanuit sjabloon (From Template) en kies een sjabloon om met de tekst daarvan te beginnen. Vanuit sjabloon verschijnt alleen als je minstens één sjabloon hebt.
3. Controleer bij Details de velden Contractnaam, Beschrijving en Type. Stel Vervaldatum (optioneel) in als het contract vanaf een bepaalde datum niet meer ondertekend mag kunnen worden.
4. Pas Inhoud en Vragenlijst aan als dat nodig is.
5. Klik op Create. Het contract wordt als concept opgeslagen.

Wil je de tekst van een contract bewaren voor later, open dan een concept en klik op Opslaan als sjabloon.

Ter ondertekening versturen

1. Klik op de kaart van een concept op het verzendpictogram (Ter ondertekening versturen).
2. Controleer in Contract ter ondertekening versturen de velden Naam ontvanger en E-mailadres ontvanger. Enydea vult ze in vanuit de relatie, en je kunt ze wijzigen.
3. Klik op Verzenden (Send).

De ondertekenaar krijgt een e-mail met het onderwerp "Contract for signing:" en de naam van het contract, en een knop Review & Sign Document. De knop opent de ondertekeningspagina op app.enydea.com. De ondertekenaar heeft geen Enydea-account nodig.

Statussen

Gebruik het filter Status en het zoekvak boven de kaarten om een contract te vinden. Bij een contract met de status Verzonden of Bekeken kun je op Annuleren (Cancel) klikken. Elke kaart heeft Dupliceren en, in het menu, Bekijken / bewerken en Verwijderen.

Wat de ondertekenaar ziet

De ondertekenaar heeft geen Enydea-account nodig. De pagina toont deze stappen:

1. Review: je logo, bedrijfsnaam en adres, daarna de naam, tekst en secties van het contract, met Verstuurd door, Datum (Date) en, als die is ingesteld, Verloopt. De ondertekenaar klikt op Doorgaan.
2. Vragenlijst: heeft het contract velden, dan toont de pagina Vul de verplichte gegevens in. De ondertekenaar klikt op Door naar ondertekenen.
3. Het document ondertekenen: de ondertekenaar controleert Je volledige naam en Je e-mailadres, tekent een handtekening in het vak en vinkt het akkoordvakje aan. Daarna klikt de ondertekenaar op Document ondertekenen. De knop doet niets zolang het handtekeningvak leeg is. Met Wissen (Clear) begint de ondertekenaar opnieuw met tekenen.
4. Document ondertekend met de datum. Een bevestigingsmail met het onderwerp "Signed:" en de naam van het contract gaat naar het ontvangersadres dat je hebt ingevuld.

Wat Enydea vastlegt

Wanneer iemand ondertekent, bewaart Enydea de naam en het e-mailadres die de persoon heeft ingevuld, de getekende handtekening als afbeelding, het tijdstip, het IP-adres en de browsergegevens van de ondertekenaar, en de antwoorden op de vragenlijst. Het contract krijgt de status Ondertekend.

Het tabblad Contracten toont de status, de naam en het e-mailadres van de ontvanger, en de datums van verzenden en ondertekenen. Het toont niet de getekende handtekening, de antwoorden op de vragenlijst of een ondertekende PDF.

Beperkingen

• Enydea vergelijkt de naam en het e-mailadres die bij het ondertekenen worden ingevuld niet met de ontvanger naar wie je het contract hebt gestuurd. De ondertekenaar kan beide wijzigen.
• Velden in de vragenlijst die als Vereist (Required) zijn gemarkeerd, worden niet afgedwongen. De ondertekenaar kan doorgaan zonder ze in te vullen.
• Je kunt alleen een concept versturen. Wil je een contract opnieuw versturen, annuleer het dan, dupliceer het en verstuur de kopie.
• Of dit soort handtekening volstaat voor een bepaald contract, hangt af van het contract en je land. Vraag het je juridisch adviseur.

Gerelateerd

• Relaties (CRM)
• Instellingen: naslag