Mailbox: e-mail lezen, beantwoorden en aan je CRM koppelen
Wat de Mailbox doet
De Mailbox is een inbox in Enydea. Hij toont de mailbox die je hebt gekoppeld, zodat je mail kunt lezen, beantwoorden en elk gesprek aan een relatie in je CRM kunt koppelen. Hij is bedoeld voor individuele mail. Gebruik voor bulkmail Mailings en campagnes.
Voordat je begint
Koppel eerst een mailbox: Instellingen (Settings) -> E-mail integratie (Email Integration) -> Je persoonlijke mailbox. Zie Koppel je mailbox. Tot je dat doet, toont de Mailbox Niet verbonden - stel dit in bij Instellingen. Als hij gekoppeld is, toont de bovenkant van het scherm Verbonden met je adres. De Mailbox synchroniseert wanneer je hem opent; het synchronisatiepictogram (tooltip: Sync emails) start de synchronisatie opnieuw.
Je weg vinden
De Mailbox voordat er een e-mailaccount is gekoppeld. Koppel er een in Instellingen, E-mail integratie (zie Koppel je mailbox).
- Folders links: Postvak IN, Verzonden, Concepten, Met ster, Spam, Prullenbak en Archiveren, met het aantal ongelezen berichten.
- Categorieën (alleen je eigen mailbox): All, Sales, Support, Inquiry, Urgent. Statistieken toont Total, Unread en Needs Response.
- E-mails zoeken... zoekt in alle mappen. Vindt het minder dan 10 berichten in wat Enydea al heeft gesynchroniseerd, dan zoekt het ook in de volledige mailbox bij je provider.
- Sorteren biedt Newest first, Oldest first en Subject A-Z. Lijsten tonen 50 berichten per pagina.
- Vink meerdere berichten aan om ze in één keer als gelezen of ongelezen te markeren, er een ster aan te geven, ze te archiveren of te verwijderen.
- Badges in een rij tonen bijlagen, hoge prioriteit, de AI-categorie, Antwoord nodig, een koppelingspictogram als het bericht aan een relatie is gekoppeld, en het sentiment.
Een bericht lezen en afhandelen
Klik op een bericht om het te openen. De werkbalk biedt Beantwoorden, Allen beantwoorden, Doorsturen, Archiveren en Verwijderen. Het menu met meer opties bevat Markeren als spam, Ster toevoegen, Markeren als actie vereist of Markeren als informatief, Verplaatsen naar Postvak IN en Verplaatsen naar Archief. Onder het bericht zie je Bijlagen, het Gesprek met de andere berichten in de thread, en Trefwoorden.
Met een bericht werken in je CRM
Deze knoppen staan boven het bericht:
| Knop | Wat hij doet |
|---|---|
| Koppelen aan CRM | Koppelt het bericht aan een relatie. Kies Bestaande zoeken, of Nieuwe maken om een nieuwe relatie te vullen vanuit de e-mail, en klik op Maken & koppelen. Na het koppelen toont de knop de naam van de relatie; Openen in CRM en Ontkoppelen verschijnen. |
| Taak maken | Opent Opvolgtaak maken met Titel van taak, Vervaldatum en Opmerkingen. De taak wordt in het CRM opgeslagen, bij de gekoppelde relatie als die er is. |
| AI-suggesties | Toont conceptantwoorden met een matchscore. Deze suggestie gebruiken opent een antwoord met de tekst al ingevuld. |
| Toevoegen aan actiepunten | Verzamelt eerdere correspondentie, schrijft met AI een conceptantwoord, legt het bericht vast als actiepunt en markeert dat het een antwoord nodig heeft. |
| Vastleggen als CRM-activiteit | Zichtbaar zodra het bericht gekoppeld is. Slaat het op als e-mailactiviteit bij die relatie. |
Waarschuwing: Toevoegen aan actiepunten maakt een relatie aan voor de afzender als geen enkele relatie dat e-mailadres heeft (status contacted, type prospect, bron email). Contacten uit e-mails halen (in het menu met meer opties bovenaan) doet hetzelfde voor de afzenders van je 200 recentste berichten in de inbox, zonder te vragen, en slaat domeinen van gratis mailproviders zoals Gmail en no-reply-adressen over.
Schrijven en versturen
Klik op Opstellen, of beantwoord of stuur een bericht door.
- Is er een gedeelde mailbox gekoppeld, kies dan de afzender in Van. Anders wordt je eigen adres gebruikt.
- Vul Aan in (het veld stelt je contacten en relaties voor), Onderwerp en de tekst. Voeg via de bovenste balk Cc, Bcc, Bijvoegen of Handtekening toe.
- Optioneel: kies een relatie in Koppelen aan CRM-relatie (optioneel).
- Optioneel: gebruik de AI-rij. Voorstellen schrijft tekst op basis van de context. Verbeteren verbetert grammatica, toon en opbouw. Vertalen biedt talen, waaronder Engels, Duits, Frans en Nederlands. Verbeteren en Vertalen hebben tekst in het bericht nodig. Bekijk het voorstel en klik op Accepteren of Weggooien.
- Optioneel: Invoegen voegt producten, diensten of artikelen uit je catalogus toe. Het verschijnt alleen als je catalogus items bevat.
- Optioneel: Boekingslink opent het venster voor boekingslinks; klik op Link invoegen om een link toe te voegen waarmee de klant een tijdstip kiest. Hiervoor moet een Outlook-agenda gekoppeld zijn. Zie Afspraken plannen en boekingslinks.
- Klik op Verzenden. Verzenden heeft een ontvanger en een onderwerp nodig. Meer -> Concept opslaan bewaart het bericht voor later.
Mail die je hier verstuurt, wordt in je CRM vastgelegd als e-mailactiviteit, en Enydea voegt tracking van openingen en klikken toe. Je Afzenderinstellingen (afzendernaam, antwoordadres, standaard-Cc en -Bcc, voettekst) worden toegepast op mail die je vanuit je eigen mailbox verstuurt. Is de verbinding verlopen, dan biedt een melding Opnieuw verbinden aan.
De gedeelde mailbox gebruiken
Een bedrijfsbeheerder kan één gedeelde Office 365-mailbox koppelen voor het hele team. Zodra die er is, schakel je met een keuzelijst bovenaan de Mailbox tussen je eigen mailbox (mine) en de gedeelde (shared). De gedeelde mailbox heeft geen Categorieën. Heeft je beheerder hem als standaard voor het team ingesteld, dan opent de Mailbox daarop.
Meer acties
Visitekaartje scannen in het menu met meer opties bovenaan opent de Business Card Scanner, die met AI een foto van een visitekaartje leest.