Tutorial: maak een offerte vanuit een kans
Doel
Je maakt een kans voor een klant, voegt artikelregels toe en downloadt een offerte als PDF. Dit duurt ongeveer 10 minuten.
Wat je nodig hebt
- Een relatie voor je klant, met de naam en het adres ingevuld. Zie Relaties.
- De gegevens van je eigen bedrijf in Instellingen (Settings) -> Account (stap 1).
- Een Engelstalige offerte. De opmaak van de offerte bestaat alleen in het Engels.
Stappen
Het tabblad Kansen van een relatie.
- Klik op het tandwielpictogram onderaan het zijmenu om Instellingen te openen. Vul onder Bedrijfsinformatie (Company information) Bedrijfsnaam, Factuuradres, Factuurpostcode, Factuurplaats, Factuurland, Factuur-e-mailadres, SWIFT en IBAN/Bankrekening in. Klik op Wijzigingen opslaan.
- Upload op dezelfde pagina, in de kaart Uiterlijk (Appearance), je Bedrijfslogo. De offerte toont het bovenaan. Zie je Standaardrelatie instellen om bedrijfslogo in te stellen, kies dan eerst een marketingrelatie onder Huidig account (Current Account) in het zijmenu.
- Zorg dat de website van je bedrijf is ingevuld. Is dat niet zo, open dan de Installatiewizard (Setup Wizard) via het tandwielmenu op het Dashboard en vul hem in als Website in de stap Company Profile.
- Open Relaties (Relations) en klik op je klant in de lijst. Controleer of Naam, adres, Postcode, Stad en Land kloppen. De offerte drukt ze af. Wil je iets bewerken, zet dan Vergrendelde modus uit in het menu met de drie puntjes.
- Klik op het tabblad Kansen (Opportunities) en klik op de ronde knop + (Nieuwe kans creëren).
- Wijzig de Titel in iets wat de klant herkent. Houd Valuta op EUR of kies een andere. Zet Taal op English.
- Klik op Item toevoegen. Vul een Beschrijving, Aantal, BTW % en Prijs in. Herhaal dit voor elke regel. Wil je in plaats daarvan uit opgeslagen producten kiezen, klik dan op Toevoegen uit catalogus, vink de artikelen aan en klik op Toevoegen aan kans.
- Bekijk Subtotaal en BTW onder de regels. Het Totaal in het formulier is het bedrag zonder btw.
- Klik op Opslaan.
- Klik op Afdrukken als offerte. Er wordt een PDF naar je computer gedownload.
- Stuur de PDF vanuit je eigen mailbox naar je klant.
Controleer je werk
Open de PDF. Je hoort het volgende te zien:
- je logo en de naam en het adres van de klant;
- een offertenummer, samengesteld uit de datum van vandaag en je Factuurnummer, of "DRAFT" als je dat leeg hebt gelaten;
- je regels met prijs, aantal en bedrag;
- Total, het btw-bedrag en Total amount;
- je bankgegevens en website onderaan.
Verschijnt er een venster met de naam Incomplete Company Settings, dan staan daarin de velden die je nog moet invullen bij stap 1 en 3. Vul ze in en klik opnieuw op Afdrukken als offerte.
Zie je Quote Generation Failed, controleer dan of Taal op English staat, of de kans minstens één regel heeft en of je logo is geüpload.
Volgende stappen
- Lees meer over de catalogus en de opvolgopties in Kansen en offertes.
- Stuur de klant een contract om te ondertekenen. Zie Contracten en elektronisch ondertekenen.